ADIABEL LEGAL INSIGHT TAX GOVERNANCE From Tax Compliance to Business Governance...
TAX GOVERNANCE
From Tax Compliance to Business Governance
Ada cara yang sangat sederhana untuk melihat pajak dalam sebuah perusahaan.
Bayar.
Lapor.
Selesai.
Tetapi perusahaan yang semakin besar biasanya akan menemukan satu kenyataan:
Pajak muncul di hampir setiap keputusan bisnis.
Ketika perusahaan menandatangani kontrak, ada konsekuensi pajak.
Ketika membeli aset, ada konsekuensi pajak.
Ketika memberikan jasa, ada konsekuensi pajak.
Ketika membayar vendor, ada konsekuensi pajak.
Ketika melakukan transaksi dengan pihak terafiliasi, ada konsekuensi pajak.
Ketika memberikan pinjaman kepada perusahaan dalam satu grup, ada konsekuensi pajak.
Ketika membagikan dividen, melakukan restrukturisasi, merger, akuisisi, atau investasi, ada konsekuensi pajak.
Bahkan ketika perusahaan memilih sebuah model bisnis, struktur transaksinya dapat menentukan bagaimana pajak muncul.
Karena itu, pertanyaan yang lebih matang bukan lagi:
Tetapi:
Di sinilah konsep Tax Governance menjadi penting.
TAX GOVERNANCE BUKAN TAX CALCULATION
Tax compliance berbicara mengenai pemenuhan kewajiban perpajakan.
Tax governance bergerak satu tingkat lebih tinggi.
Ia bertanya:
- Siapa yang bertanggung jawab?
- Siapa yang mengambil keputusan?
- Bagaimana transaksi direview?
- Apakah dokumentasinya memadai?
- Apakah risiko sudah diidentifikasi?
- Apakah ada monitoring?
- Apakah Direksi mengetahui exposure yang material?
Dengan demikian, pajak tidak lagi ditempatkan hanya di meja accounting atau tax department.
Inilah pergeseran dari:
menuju:
01 — TAX POLICY: PERUSAHAAN HARUS TAHU SIKAPNYA TERHADAP PAJAK
Sebuah perusahaan seharusnya tidak selalu mengambil keputusan pajak secara ad hoc.
Hari ini ada transaksi tertentu. Besok ada kontrak baru. Lusa ada transaksi dengan perusahaan afiliasi. Kemudian ada restrukturisasi.
Jika setiap transaksi dianalisis tanpa kerangka yang konsisten, perusahaan akan menghasilkan keputusan pajak yang berbeda-beda untuk situasi yang sebenarnya memiliki karakteristik serupa.
Karena itu, perusahaan dapat memiliki Tax Policy sebagai pedoman internal.
Tax policy tidak harus selalu berupa dokumen yang sangat panjang.
Yang penting adalah perusahaan memiliki prinsip yang jelas mengenai bagaimana isu pajak ditangani.
- Siapa yang memberikan tax review;
- Kapan transaksi wajib direview;
- Siapa yang memberikan approval;
- Bagaimana transaksi pihak terafiliasi ditangani;
- Bagaimana dokumen pajak disimpan;
- Bagaimana kewajiban pajak dimonitor;
- Bagaimana tax risk dieskalasikan kepada manajemen.
Tax policy pada akhirnya bukan sekadar dokumen.
02 — TAX RESPONSIBILITY: PAJAK BUKAN HANYA URUSAN TAX TEAM
Ini salah satu persoalan paling penting dalam tax governance.
Dalam banyak perusahaan, pajak seolah-olah menjadi tanggung jawab:
Padahal keputusan yang menimbulkan konsekuensi pajak sering kali dibuat jauh sebelum sampai ke bagian pajak.
Procurement memilih vendor.
Legal menyusun kontrak.
Finance mengatur pembayaran.
Management menyetujui transaksi.
Direksi mengambil keputusan.
Baru kemudian tax team menghitung konsekuensinya.
Karena itu, tax governance perlu memperjelas:
Siapa melakukan apa?
Siapa memberikan review?
Siapa memberikan approval?
Siapa menyimpan dokumentasi?
Siapa memonitor?
Secara korporasi, Direksi memiliki tanggung jawab atas pengurusan Perseroan dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab. UUPT juga menempatkan Direksi sebagai pihak yang menjalankan pengurusan Perseroan dan mewakili Perseroan.
Ini tidak berarti setiap persoalan pajak harus ditangani langsung oleh Direksi.
Tetapi secara governance, Direksi tidak ideal jika sama sekali tidak memahami material tax exposure yang melekat pada bisnis yang mereka kelola.
03 — TAX EXPOSURE: DIREKSI PERLU TAHU RISIKONYA
Tax exposure bukan hanya angka pajak yang harus dibayar.
Tax exposure dapat muncul dari berbagai sumber.
Transaction Risk
Apakah struktur transaksi menghasilkan konsekuensi pajak yang telah diperhitungkan?
Contract Risk
Apakah klausul kontrak sudah mempertimbangkan aspek perpajakan?
Documentation Risk
Apakah perusahaan memiliki dokumen yang mendukung perlakuan pajaknya?
Related Party Risk
Apakah transaksi afiliasi memenuhi prinsip kewajaran dan kelaziman usaha?
Compliance Risk
Apakah kewajiban pembayaran, pemotongan/pemungutan, dan pelaporan telah dilakukan sesuai ketentuan?
Data Risk
Apakah data accounting dan data pajak konsisten?
Regulatory Risk
Apakah perubahan regulasi telah diidentifikasi dan diterapkan?
04 — CONTRACT TAX REVIEW
Salah satu area yang sangat penting adalah kontrak.
Perusahaan sering melihat kontrak dari sisi:
Tetapi tax governance menambahkan:
Sebuah kontrak dapat menimbulkan pertanyaan:
- Siapa yang menanggung pajak?
- Apakah terdapat kewajiban pemotongan atau pemungutan?
- Bagaimana invoice diterbitkan?
- Kapan pembayaran dilakukan?
- Apakah terdapat reimbursement?
- Bagaimana perlakuan atas jasa?
- Bagaimana perlakuan atas pembayaran lintas negara?
- Apakah terdapat isu pajak atas royalty, interest, management fee, atau jasa tertentu?
- Apakah terdapat hubungan istimewa antara para pihak?
Tidak berarti setiap kontrak harus melalui proses pajak yang sama.
Justru di sinilah risk-based tax review diperlukan.
Kontrak sederhana dengan risiko rendah mungkin cukup melalui standard tax clause.
Kontrak bernilai besar atau memiliki struktur kompleks membutuhkan review yang lebih mendalam.
menjadi bagian dari corporate control.
05 — RELATED PARTY TRANSACTION: “KARENA SATU GRUP” BUKAN BERARTI TANPA RISIKO
Transaksi antara perusahaan dalam satu grup sering dianggap sederhana.
Perusahaan B menjual barang kepada Perusahaan C.
Perusahaan induk memberikan management service.
Perusahaan afiliasi memberikan pinjaman.
Semua masih berada dalam satu kelompok usaha.
Tetapi dari perspektif pajak, hubungan tersebut dapat menimbulkan kewajiban dan kebutuhan dokumentasi tertentu.
PMK No. 172 Tahun 2023 mengatur penerapan Prinsip Kewajaran dan Kelaziman Usaha dalam transaksi yang dipengaruhi hubungan istimewa. Untuk transaksi tertentu, regulasi tersebut juga mengatur dokumentasi penentuan harga transfer.
Yang menarik adalah pendekatannya.
bergeser menjadi:
Karena itu, perusahaan perlu memiliki:
Dan penting untuk membedakan antara transaksi afiliasi yang ada dengan transaksi afiliasi yang memenuhi kondisi kewajiban dokumentasi tertentu. Tidak setiap transaksi otomatis menghasilkan kewajiban dokumentasi yang sama; ketentuannya bergantung pada karakteristik dan ambang yang diatur dalam peraturan perpajakan.
06 — DOCUMENTATION: TAX GOVERNANCE HIDUP DI DALAM DOKUMEN
Banyak persoalan pajak akhirnya menjadi persoalan dokumentasi.
Bukan hanya:
Tetapi:
Karena itu, dokumentasi menjadi bagian penting dari tax governance.
Misalnya untuk sebuah transaksi:
Satu transaksi yang memiliki rantai dokumentasi yang baik akan lebih mudah direkonstruksi.
Sebaliknya:
akan menciptakan documentation gap.
DJP mengatur bahwa pembukuan dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan maupun dokumen lain yang berhubungan dengan kegiatan usaha wajib disimpan sesuai ketentuan perpajakan; untuk Wajib Pajak badan, pembukuan merupakan kewajiban umum dengan ketentuan tertentu.
07 — TAX CALENDAR: COMPLIANCE TIDAK BOLEH BERGANTUNG PADA INGATAN
Perusahaan memiliki banyak tanggal.
Payroll. Invoice. Payment. Contract renewal. License expiry. Corporate filing.
Dan tentu saja:
Jika semuanya hanya disimpan dalam ingatan satu orang, maka perusahaan sebenarnya sedang memiliki single point of failure.
Tax calendar membantu mengubah:
Tax calendar dapat memuat antara lain:
- Jenis kewajiban;
- Periode pajak;
- Tanggal jatuh tempo;
- PIC;
- Reviewer;
- Status;
- Tanggal pembayaran;
- Tanggal pelaporan;
- Bukti pelaporan;
- Catatan atau issue.
Dengan demikian, tax compliance berubah dari:
menjadi:
08 — TAX REVIEW: JANGAN MENUNGGU MASALAH
Tax governance juga membutuhkan review.
Review bukan berarti mencari kesalahan orang.
Review adalah mekanisme untuk menemukan gap sebelum gap tersebut menjadi exposure.
Apakah transaksi telah diperlakukan dengan benar?
Contract ReviewApakah klausul pajaknya tepat?
Accounting-Tax ReconciliationApakah data accounting dan data pajak konsisten?
Related Party ReviewApakah transaksi afiliasi telah diidentifikasi?
Compliance ReviewApakah seluruh kewajiban telah dilaksanakan?
Documentation ReviewApakah bukti transaksi tersedia?
Dengan review berkala, perusahaan dapat menemukan masalah lebih awal.
09 — INTERNAL CONTROL: TAX COMPLIANCE HARUS MASUK KE DALAM SISTEM
Inilah bagian yang membuat Tax Governance benar-benar menjadi corporate governance.
Tax compliance seharusnya tidak berdiri sebagai proses yang terpisah dari internal control.
Ia harus masuk ke dalam sistem pengendalian perusahaan.
Procurement
→ vendor onboarding
→ tax identification
→ contract review
→ invoice verification
Sales
→ customer classification
→ contract review
→ invoicing
→ tax treatment
Finance
→ payment
→ withholding
→ reconciliation
→ reporting
Legal
→ contract structure
→ transaction review
→ related party identification
Management
→ material tax exposure
→ risk escalation
→ decision
Dengan demikian, pajak masuk ke dalam business process.
Bukan datang belakangan sebagai fungsi korektif.
10 — TAX MONITORING: APAKAH RISIKO KITA BERUBAH?
Tax governance tidak berhenti setelah SPT dilaporkan.
Lingkungan bisnis berubah. Regulasi berubah. Transaksi berubah. Struktur perusahaan berubah. Model bisnis berubah.
Maka tax risk juga dapat berubah.
Karena itu perusahaan membutuhkan monitoring.
dengan melihat:
- Perubahan regulasi;
- Perubahan transaksi;
- Perubahan struktur grup;
- Perubahan kontrak;
- Perubahan kegiatan usaha;
- Perubahan sistem accounting;
- Perubahan vendor/customer;
- Perubahan transaksi afiliasi.
Monitoring membuat perusahaan mampu menjawab:
TAX GOVERNANCE MATURITY
Perusahaan dapat melihat kematangan tax governance secara sederhana.
LEVEL 01 — REACTIVE
Pajak dibayar ketika jatuh tempo.
Masalah baru dibahas ketika muncul.
LEVEL 02 — COMPLIANT
Perusahaan memiliki proses pembayaran dan pelaporan.
Dokumen mulai tertata.
LEVEL 03 — CONTROLLED
Ada tax calendar.
Ada PIC.
Ada review.
Ada reconciliation.
Ada dokumentasi.
LEVEL 04 — GOVERNED
Tax policy terintegrasi dengan business process.
Kontrak tertentu direview dari sisi pajak.
Related party transaction dipantau.
Tax risk masuk ke risk management.
LEVEL 05 — STRATEGIC
Tax consideration masuk sejak awal ketika perusahaan merancang:
Pada level ini, pajak tidak lagi menjadi fungsi administratif. Ia menjadi bagian dari business architecture.
TAX GOVERNANCE MAP
Jika seluruh konsep tersebut dirangkum, maka tax governance dapat dibangun melalui:
↓
TAX RESPONSIBILITY
↓
TRANSACTION IDENTIFICATION
↓
TAX REVIEW
↓
DOCUMENTATION
↓
COMPLIANCE
↓
RECONCILIATION
↓
MONITORING
↓
RISK MANAGEMENT
↓
MANAGEMENT REPORTING
↓
CONTINUOUS IMPROVEMENT
Inilah yang membuat tax governance berbeda dari tax administration.
SIAPA YANG HARUS TERLIBAT?
Tax governance tidak dapat diletakkan pada satu departemen saja.
BOARD / SHAREHOLDERS
Melihat isu strategis dan material yang berkaitan dengan perusahaan.
DIREKSI
Mengintegrasikan tax risk ke dalam pengurusan dan pengambilan keputusan perusahaan.
FINANCE
Mengelola data keuangan, pembayaran, reconciliation, dan proses administrasi.
TAX
Memberikan technical tax analysis dan memastikan pelaksanaan kewajiban perpajakan.
LEGAL
Mengidentifikasi konsekuensi hukum dan pajak dalam struktur transaksi serta kontrak.
PROCUREMENT / SALES
Memastikan proses bisnis menghasilkan data dan dokumen yang diperlukan.
INTERNAL CONTROL / INTERNAL AUDIT
Menguji apakah proses berjalan sesuai kebijakan dan kontrol.
but not everyone's responsibility in the same way.
Yang dibutuhkan bukan semua orang menjadi ahli pajak.
Yang dibutuhkan adalah clear roles, clear controls, and clear escalation.
TAX GOVERNANCE CHECKLIST
Sebuah perusahaan dapat mulai dengan pertanyaan sederhana:
POLICY
- Apakah perusahaan memiliki tax policy?
- Apakah policy tersebut diketahui fungsi terkait?
RESPONSIBILITY
- Siapa PIC pajak?
- Siapa reviewer?
- Siapa escalation point?
- Apakah Direksi menerima informasi mengenai material tax exposure?
TRANSACTION
- Apakah transaksi material direview?
- Apakah kontrak tertentu memerlukan tax review?
- Apakah transaksi afiliasi teridentifikasi?
DOCUMENTATION
- Apakah bukti transaksi tersedia?
- Apakah dokumen tersimpan secara sistematis?
- Apakah dokumentasi dapat ditelusuri kembali?
COMPLIANCE
- Apakah tax calendar tersedia?
- Apakah deadline dimonitor?
- Apakah pembayaran dan pelaporan direkonsiliasi?
CONTROL
- Apakah terdapat segregation of duties?
- Apakah ada approval?
- Apakah ada reconciliation?
- Apakah terdapat periodic review?
MONITORING
- Apakah perubahan regulasi dimonitor?
- Apakah tax risk diperbarui?
- Apakah temuan ditindaklanjuti?
THE REAL QUESTION IS NOT “HOW MUCH TAX?”
Pada akhirnya, perusahaan memang harus mengetahui berapa pajak yang harus dibayar.
Tetapi perusahaan yang memiliki governance yang baik akan mengajukan pertanyaan yang lebih luas:
Who approved the transaction?
What is the commercial purpose?
Is the treatment supported by the documents?
Is the transaction properly recorded?
Is the position consistent with applicable rules?
What happens if the position is challenged?
Dan:
Inilah perubahan paradigma yang penting.
Pajak bukan hanya angka di laporan keuangan.
FROM TAX COMPLIANCE TO BUSINESS GOVERNANCE
Perusahaan yang hanya mengejar compliance akan bertanya:
Perusahaan yang membangun tax governance bertanya:
Perbedaannya sangat besar.
Karena tax governance dimulai sebelum transaksi terjadi, bukan ketika deadline pelaporan sudah dekat.
Ia dimulai ketika perusahaan:
Designs the transaction.
Kemudian: Reviews the contract.
Kemudian: Documents the transaction.
Kemudian: Records the transaction.
Kemudian: Calculates and reports the tax.
Dan akhirnya: Monitors the risk.
menjadi satu rangkaian.
ADIABEL LEGAL VIEW
Tax governance is the architecture.
Pajak tidak seharusnya hanya hadir di akhir proses bisnis.
Ia seharusnya hadir ketika perusahaan mulai merancang transaksi.
Bukan berarti Direksi harus menjadi tax specialist.
Bukan berarti setiap keputusan bisnis harus berubah menjadi rapat pajak.
Dan bukan berarti seluruh risiko pajak dapat dihilangkan.
Yang dibutuhkan adalah governance system yang membuat perusahaan mengetahui:
who owns it,
how it is controlled,
and when it must be escalated.
Karena pada akhirnya, perusahaan yang baik bukan hanya perusahaan yang membayar pajaknya dengan benar.
Tetapi perusahaan yang mampu menunjukkan bahwa keputusan bisnisnya:
Dan di situlah pajak berubah.
menjadi:
BUSINESS GOVERNANCE.
TAX IS NOT ONLY ABOUT NUMBERS.
It is about how business decisions are designed, documented, controlled, and governed.
Legal Insight for Business & Corporate Life
COMMENTS