NOTARIS DAN CORPORATE DUE DILIGENCE Seberapa Jauh Notaris Perlu Membaca Kondisi Korporasi? ...
NOTARIS DAN CORPORATE DUE DILIGENCE
Ada sebuah situasi yang sangat sering terjadi dalam praktik.
Sebuah Perseroan datang ke kantor Notaris untuk membuat akta.
Dokumen perusahaan diberikan.
Anggaran Dasar diserahkan.
Data Direksi dan Komisaris tersedia.
Pemegang saham disebutkan.
Kemudian muncul pertanyaan:
“Seberapa jauh Notaris perlu membaca kondisi perusahaan tersebut sebelum membuat akta?”
Apakah cukup memastikan bahwa dokumen formalnya ada?
Apakah cukup memeriksa data Perseroan?
Ataukah Notaris perlu mengetahui lebih jauh mengenai kondisi bisnis, keuangan, utang, perkara, aset, kontrak, dan risiko perusahaan?
Jawabannya membutuhkan satu pembedaan yang sangat penting.
Notaris memang perlu memahami konteks hukum dari perbuatan yang dituangkan dalam akta.
Tetapi memahami konteks hukum tidak berarti Notaris otomatis mengambil alih seluruh fungsi due diligence korporasi.
Di sinilah batas profesional menjadi penting.
NOTARIS TIDAK HANYA MEMBACA DOKUMEN
Notaris memiliki kewenangan membuat akta autentik mengenai perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan atau dikehendaki oleh pihak yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta autentik, sepanjang tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain.
UUJN juga memberikan kewenangan kepada Notaris untuk memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.
Karena itu, pekerjaan Notaris tidak berhenti pada:
Notaris perlu memahami:
- Apa perbuatannya?
- Siapa yang melakukan?
- Atas dasar kewenangan apa?
- Apa akibat hukumnya?
- Apakah pihak yang bertindak memiliki kapasitas dan kewenangan?
- Apakah keputusan korporasinya telah diambil melalui mekanisme yang diperlukan?
- Apakah dokumen yang menjadi dasar tindakan tersebut konsisten?
CORPORATE DUE DILIGENCE BUKAN SATU PEKERJAAN
Istilah corporate due diligence sendiri sangat luas.
Dalam sebuah transaksi besar, due diligence dapat mencakup:
Tidak semuanya merupakan ruang kerja Notaris.
Misalnya, pemeriksaan mendalam terhadap kualitas laporan keuangan merupakan area yang berbeda dari pemeriksaan kewenangan korporasi.
Begitu pula analisis valuasi bisnis, kualitas EBITDA, contingent liabilities, market position, atau commercial viability bukan otomatis menjadi fungsi notarial.
NOTARIAL REVIEW
Pemeriksaan yang diperlukan untuk memastikan bahwa akta dapat dibuat secara benar dalam konteks kewenangan dan kewajiban jabatan Notaris.
CORPORATE DUE DILIGENCE
Pemeriksaan menyeluruh terhadap kondisi hukum, keuangan, komersial, operasional, pajak, dan risiko suatu perusahaan untuk tujuan tertentu.
Keduanya dapat beririsan.
Tetapi keduanya bukan hal yang sama.
THE RIGHT QUESTION
Maka pertanyaan yang lebih tepat bukan:
Pertanyaannya adalah:
Ini merupakan pertanyaan yang jauh lebih relevan.
Karena jawabannya bersifat transaction-dependent.
Semakin kompleks perbuatan hukumnya, semakin besar kebutuhan Notaris untuk memahami konteks korporasi yang melatarbelakanginya.
01 — CORPORATE IDENTITY
Lapisan pertama adalah siapa Perseroan tersebut.
Notaris perlu memahami identitas korporasi yang menjadi pihak dalam akta.
- Nama Perseroan
- Tempat kedudukan
- Data Perseroan
- Anggaran Dasar
- Pemegang saham
- Direksi
- Dewan Komisaris
- Modal
- Maksud dan tujuan serta kegiatan usaha yang relevan
Hal ini penting karena Perseroan bukan sekadar nama yang tercetak pada kop surat.
Perseroan adalah badan hukum dengan struktur dan organ tertentu.
UUPT menempatkan RUPS, Direksi, dan Dewan Komisaris sebagai organ Perseroan; Direksi menjalankan pengurusan Perseroan dan mewakili Perseroan sesuai ketentuan hukum dan Anggaran Dasar.
02 — AUTHORITY CHECK
Setelah identitas diketahui, pertanyaan berikutnya adalah:
Ini mungkin merupakan salah satu bagian paling penting.
Bayangkan sebuah Perseroan hendak melakukan transaksi.
Yang hadir adalah seorang Direktur.
Tetapi apakah Direktur tersebut memiliki kewenangan untuk melakukan transaksi tersebut?
Pertanyaan ini tidak selalu dapat dijawab hanya dengan melihat jabatan.
Dalam kondisi tertentu, Anggaran Dasar dapat mengatur pembatasan atau mekanisme tertentu dalam tindakan Direksi.
Karena itu:
Jabatan Direksi harus dibaca bersama dengan kewenangan yang melekat pada jabatan tersebut dalam konteks transaksi yang dibuat.
03 — CORPORATE APPROVAL
Selanjutnya:
Ini menjadi sangat penting ketika transaksi berkaitan dengan tindakan yang menurut hukum atau Anggaran Dasar memerlukan keputusan atau persetujuan tertentu.
Bukan hanya:
Jika transaksi didasarkan pada RUPS, misalnya, maka yang perlu diperiksa bukan hanya apakah terdapat dokumen bernama “Risalah RUPS”.
Pertanyaannya lebih jauh:
- Apakah RUPS tersebut memang berwenang?
- Apakah keputusan tersebut mencakup transaksi yang akan dibuat?
- Apakah quorum dan mekanisme pengambilan keputusan telah sesuai?
- Apakah pihak yang menandatangani keputusan memiliki kewenangan?
Di sinilah corporate due diligence mulai bersinggungan dengan notarial due diligence.
04 — CORPORATE DOCUMENT CONSISTENCY
Salah satu risiko yang sering terjadi bukan karena dokumen tidak ada.
Tetapi karena dokumen-dokumen tersebut tidak konsisten satu sama lain.
AHU menunjukkan Direksi A.
Dokumen internal menunjukkan Direksi B.
RUPS menyebut susunan berbeda.
Anggaran Dasar memiliki ketentuan tertentu.
Kontrak menggunakan kewenangan yang berbeda.
Dalam kondisi seperti ini, Notaris tidak seharusnya hanya mengambil dokumen yang paling mudah ditemukan.
Perlu ada document reconciliation.
05 — SHAREHOLDER & OWNERSHIP
Untuk transaksi tertentu, Notaris juga perlu memahami struktur kepemilikan Perseroan.
Bukan berarti Notaris harus melakukan investigasi beneficial ownership sedalam suatu financial institution dalam setiap transaksi.
Tetapi ketika kepemilikan saham atau kontrol perusahaan relevan terhadap tindakan hukum yang dibuat, struktur tersebut menjadi bagian dari konteks yang perlu diperhatikan.
- Siapa pemegang saham?
- Berapa kepemilikannya?
- Siapa yang memiliki hak suara?
- Apakah terjadi perubahan kepemilikan?
- Apakah terdapat pihak yang memiliki kepentingan khusus?
Dalam transaksi corporate action, pertanyaan tersebut dapat menentukan apakah pihak yang datang benar-benar memiliki dasar kewenangan untuk mengambil keputusan.
06 — TRANSACTION PURPOSE
Mengapa?
Karena satu jenis dokumen dapat digunakan untuk transaksi dengan konteks yang berbeda.
Misalnya sebuah Perseroan membuat perjanjian.
Notaris perlu memahami:
Bukan sekadar:
Share Subscription
Capital Increase
Debt Conversion
Corporate Restructuring
Secara administratif semuanya mungkin berhubungan dengan saham atau modal.
Tetapi secara hukum dan corporate governance, konsekuensinya dapat berbeda.
07 — MATERIAL CORPORATE RISK
Sampai titik tertentu, Notaris juga perlu mengetahui apakah terdapat red flags yang secara material berkaitan dengan perbuatan hukum yang akan dibuat.
Dispute — Apakah transaksi berkaitan langsung dengan aset atau hak yang sedang disengketakan?
Restriction — Apakah terdapat pembatasan hukum atau kontraktual terhadap tindakan tersebut?
Corporate Approval — Apakah persetujuan yang diperlukan sudah tersedia?
Authority — Apakah pihak yang bertindak memiliki kewenangan?
Conflict — Apakah terdapat benturan kepentingan?
Consistency — Apakah dokumen korporasi saling konsisten?
Regulatory — Apakah transaksi membutuhkan persyaratan regulator tertentu?
Ini bukan berarti Notaris harus melakukan investigasi terhadap seluruh perusahaan.
Tetapi apabila terdapat red flag yang langsung berkaitan dengan akta, red flag tersebut tidak seharusnya diabaikan.
08 — NOTARIS BUKAN AUDITOR
Ini adalah batas yang sangat penting.
Notaris bukan auditor keuangan hanya karena membuat akta perusahaan.
Notaris bukan financial due diligence adviser.
Notaris bukan investigator korporasi.
Notaris bukan commercial analyst.
Notaris juga tidak otomatis bertanggung jawab untuk menemukan seluruh persoalan tersembunyi dalam perusahaan.
Karena itu, ada perbedaan antara:
“Notaris harus berhati-hati.”
dan
“Notaris harus mengetahui seluruh kondisi perusahaan.”
Yang pertama merupakan tuntutan profesional dan jabatan.
Yang kedua terlalu luas jika diterapkan secara otomatis pada setiap transaksi.
UUJN mewajibkan Notaris bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak terkait.
Namun kewajiban tersebut perlu dibaca dalam konteks kewenangan dan fungsi jabatan Notaris, bukan sebagai kewajiban melakukan seluruh bentuk due diligence yang mungkin dilakukan terhadap suatu perusahaan.
09 — THE “REASONABLE NOTARIAL INQUIRY”
Dari sini kita dapat membangun satu konsep praktis:
Yaitu tingkat pemeriksaan yang wajar dan relevan terhadap jenis akta, transaksi, kewenangan, dan keadaan yang diketahui Notaris.
Pertanyaannya:
Bukan:
Perbedaan ini sangat penting.
Akta perubahan Direksi
Corporate Structure → RUPS → Appointment → Authority → AHU
Transaksi saham
Shareholders → Shares → Transfer → Approval → Corporate Records
Transaksi aset
Ownership → Authority → Approval → Asset Status → Transaction
Merger atau akuisisi
Corporate Structure → Authority → Approval → Transaction Structure → Regulatory → Closing Documents
10 — WHEN NOTARIAL DUE DILIGENCE SHOULD GO DEEPER
Ada kondisi tertentu yang secara praktis membutuhkan pemeriksaan lebih mendalam.
CORPORATE ACTION MATERIAL
Transaksi memiliki dampak besar terhadap struktur Perseroan.
CHANGE OF CONTROL
Transaksi dapat mengubah pengendalian perusahaan.
RELATED PARTY TRANSACTION
Terdapat hubungan antara pihak-pihak yang terlibat.
COMPLEX RESTRUCTURING
Transaksi melibatkan merger, acquisition, spin-off, atau restrukturisasi.
ASSET TRANSFER
Transaksi melibatkan aset penting Perseroan.
FINANCING
Transaksi berkaitan dengan pembiayaan dan jaminan.
REGULATED BUSINESS
Perseroan berada dalam sektor yang memiliki persyaratan regulator khusus.
RED FLAG
Terdapat informasi atau keadaan yang menimbulkan keraguan terhadap legalitas atau kewenangan transaksi.
Dalam kondisi tersebut, notarial inquiry wajar menjadi lebih dalam.
11 — WHEN NOTARIS SHOULD ASK MORE QUESTIONS
Ada satu keterampilan yang sering kali lebih penting daripada kemampuan membaca dokumen:
Misalnya klien mengatakan:
Notaris tidak cukup hanya menjawab:
Pertanyaan berikutnya dapat berupa:
- Siapa pemegang sahamnya?
- Saham yang dialihkan berapa?
- Siapa pembelinya?
- Apakah ada pembatasan pengalihan?
- Apakah terdapat persetujuan organ Perseroan?
- Apakah transaksi mengubah pengendalian?
- Apakah terdapat shareholders agreement?
- Apakah terdapat hak khusus atau restriction tertentu?
Pertanyaan tersebut bukan berarti Notaris melakukan M&A due diligence.
Tetapi menunjukkan bahwa Notaris memahami transaction architecture sebelum menuangkannya ke dalam akta.
12 — NOTARIS DAN RED FLAG
Notaris juga perlu memiliki kemampuan mengenali red flag.
- Pihak tidak dapat menjelaskan tujuan transaksi.
- Dokumen corporate records saling bertentangan.
- Kewenangan Direksi tidak jelas.
- Keputusan RUPS tidak sesuai dengan tindakan yang akan dilakukan.
- Terdapat tekanan untuk segera menandatangani.
- Struktur transaksi tidak konsisten dengan dokumen pendukung.
- Pihak yang hadir tidak dapat menjelaskan kapasitasnya.
- Terdapat indikasi conflict of interest.
- Terdapat persoalan hukum yang secara langsung berkaitan dengan objek atau transaksi.
13 — STOP, ASK, VERIFY
Untuk praktik yang lebih sistematis, Notaris dapat menggunakan tiga langkah sederhana:
STOP
Jangan langsung masuk ke drafting ketika terdapat sesuatu yang tidak jelas.
ASK
Ajukan pertanyaan yang relevan kepada pihak.
VERIFY
Periksa jawaban tersebut terhadap dokumen dan sumber yang relevan.
Ini jauh lebih aman daripada:
14 — CORPORATE DUE DILIGENCE DAN PERAN PARA PROFESIONAL
Untuk transaksi kompleks, Notaris tidak harus bekerja sendirian.
Justru struktur profesional yang baik dapat membagi pekerjaan.
Notaris
→ corporate authority
→ deed structure
→ formal requirements
→ notarial compliance
Corporate Lawyer
→ legal due diligence
→ contracts
→ litigation
→ regulatory issues
Tax Adviser
→ tax exposure
→ tax structure
→ tax compliance
Financial Adviser / Accountant
→ financial condition
→ liabilities
→ financial analysis
Valuer
→ valuation
→ asset value
Dengan pembagian tersebut, masing-masing profesional bekerja dalam kompetensinya.
Notaris tetap memahami transaksi secara cukup untuk menjalankan fungsi jabatannya, tetapi tidak perlu mengklaim melakukan seluruh bentuk due diligence.
15 — DARI “DOCUMENT CHECK” KE “TRANSACTION UNDERSTANDING”
Inilah perubahan paradigma yang penting.
MODEL LAMA
Documents → Check → Draft → Sign
MODEL YANG LEBIH MATANG
Client → Transaction → Purpose → Parties → Authority → Corporate Approval → Documents → Risk → Draft → Review → Sign
Perbedaannya terletak pada satu hal:
Notaris tidak hanya membaca dokumen.
Notaris memahami mengapa dokumen tersebut ada dan bagaimana dokumen tersebut berkaitan dengan perbuatan hukum yang akan dibuat.
CORPORATE DUE DILIGENCE MAP
Dalam praktik kantor Notaris, sebuah pemeriksaan dapat dipetakan:
Ini bukan full corporate due diligence.
Ini adalah notarial transaction review.
THE LIMIT OF THE NOTARIAL ROLE
Justru profesionalisme terlihat ketika seseorang mengetahui batas pekerjaannya.
Notaris tidak perlu menjadi orang yang mengetahui segala sesuatu tentang perusahaan.
Tetapi Notaris perlu mengetahui apa yang harus diketahui sebelum membuat akta tertentu.
Notaris tidak harus menemukan semua masalah perusahaan.
Tetapi tidak seharusnya mengabaikan masalah yang jelas relevan dengan perbuatan hukum yang sedang dituangkan dalam akta.
Notaris tidak harus melakukan investigasi komersial.
Tetapi perlu memahami tujuan transaksi agar akta tidak kehilangan konteks.
Notaris tidak harus menggantikan legal due diligence counsel.
Tetapi harus mampu mengenali kapan suatu keadaan memerlukan additional legal review atau professional referral.
ADIABEL LEGAL VIEW
Pertanyaan:
“Seberapa jauh Notaris perlu melakukan corporate due diligence?”
tidak seharusnya dijawab dengan:
“Sedalam mungkin.”
Juga tidak tepat dijawab:
“Cukup lihat dokumen.”
Jawaban yang lebih tepat adalah:
“Sejauh yang diperlukan untuk memahami dan memastikan perbuatan hukum yang akan dituangkan dalam akta, sesuai kewenangan, kewajiban, dan konteks jabatan Notaris.”
UNDERSTAND → IDENTIFY → VERIFY → ASSESS → DOCUMENT → ACT
Notaris bukan auditor.
Bukan investigator.
Bukan financial adviser.
Tetapi Notaris juga bukan document typist.
Notaris adalah pejabat umum yang menjalankan kewenangan membuat akta autentik dan memiliki kewajiban untuk bertindak dengan kehati-hatian, kemandirian, ketidakberpihakan, dan menjaga kepentingan pihak terkait.
Karena itu, semakin kompleks corporate action yang datang ke meja Notaris, semakin penting kemampuan untuk membaca corporate context di balik dokumen.
A GOOD DEED DOES NOT BEGIN WITH DRAFTING.
IT BEGINS WITH UNDERSTANDING.
THE NOTARY DOES NOT NEED TO KNOW EVERYTHING.
THE NOTARY NEEDS TO KNOW WHAT MUST BE KNOWN.
CORPORATE CONTEXT MATTERS.
Tetapi memahami corporate context tidak berarti mengambil alih seluruh fungsi due diligence.
KNOW WHAT MUST BE KNOWN.
COMMENTS